جعبه ابزار حسابداری
محاسبه صحیح حقوق و دستمزد از گذشته تاکنون جزو پراهمیت‌ترین، کاربردی‌ترین و در عین حال زمانبرترین کار در واحدهای مالی است و به دلیل وجود نکات و ماده‌های مهم در قانون کار و قانون مالیات‌های مستقیم درباره آن، همواره مورد بحث قرار گرفته است.
مبحث حقوق و دستمزد از آن جهت پر اهمیت است که انواع مختلف شرکت‌ها اعم از بازرگانی، پیمانکاری، حق العملکاری، لیزینگ و … فارغ از نوع فعالیتشان، با حسابداری حقوق و دستمزد سر و کار دارند.
از دیگر دلایل اهمیت و کاربرد حسابداری حقوق و دستمزد این است که می‌توان آن را جزو انواع حسابداری‌هایی دانست که همزمان با چند مرجع و قانون سر و کار دارد، یعنی برای انجام امور مربوط به محاسبه حقوق و دستمزد، همزمان باید مالیات، بیمه، حسابداری و قانون کار مربوط به حقوق و دستمزد را آموزش دید، ولی ممکن است در حسابداری تسعیر ارز یا حسابداری دارایی های ثابت این طور نباشد.
به طور کلی هر کجا که قرار است به انسان ها حقوقی پرداخت شود، لازم است موارد پایه حقوق و دستمزد فرا گرفته شود. به منظور رفع بی عدالتی و جلوگیری از تضییع حقوق کارگران و کارمندان و همچنین کاهش خطا در محاسبه حقوق و دستمزد، دستورالعمل‌ها و قوانین مورد نیاز در این خصوص به کمک آمده است که با رعایت و استفاده از آنها، می‌توان بدون استرس و نگرانی، محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد را انجام داد.
به همین دلیل لازم می‌دانیم ابتدا شما را با مفاهیم پایه و اولیه حقوق و دستمزد آشنا کنیم و سپس نحوه محاسبه آن را آموزش دهیم.
کارگر:
طبق ماده ۲ قانون کار، کارگر کسی است که به هر عنوان در مقابل دریافت حق السعی اعم از مزد، حقوق، سهم سود و سایر مزایا به درخواست کارفرما کار می‌کند.
نکته قابل توجه در این تعریف این است که در قانون، برای کارگر عبارت “کسی” ذکر شده است، نه شخص، زیرا شخص می تواند حقیقی یا حقوقی را شامل شود و به این معنی است که کارگر فقط می‌تواند شخص حقیقی باشد و اگر قانون‌گذار عبارت شخص را به کار می‌برد، اشخاص حقوقی را هم شامل می‌شد.
کارفرما:
طبق ماده ۳ قانون کار، کارفرما شخصی است حقیقی یا حقوقی که کارگر به درخواست و به حساب او در مقابل دریافت حق السعی کار می‌کند. بنابراین کارفرما را می‌توان نقطه مقابل کارگر دانست، چون می‌تواند هم شخص حقیقی باشد هم شخص حقوقی.
قرارداد کار:
طبق ماده ۷ قانون کار، قراداد می‌تواند کتبی یا شفاهی باشد و به موجب آن، کارگر در قبال دریافت حق السعی کاری را برای مدت موقت یا غیرموقت برای کارفرما انجام می‌دهد.
حق السعی:
عبارت است از کلیه دریافتی‌های قانونی کارگر به اعتبار قرارداد کار اعم از مزد یا حقوق، کمک عائله مندی، هزینه مسکن، خواروبار و …
میزان حق السعی بر اساس توافق بین کارگر و کارفرما تعیین می‌شود، با این حال باید توجه داشت چون قانون آمره است، مقدار آن نباید از حداقل حقوق تعیین شده آن سال کمتر باشد.
مزد:
طبق ماده ۳۵ قانون کار، مزد عبارت است از وجوه نقدی یا غیرنقدی و یا مجموع آن ها که در مقابل کار به کارگر پرداخت می‌شود.
مزدی که به صورت ماهانه پرداخت شود، حقوق نامیده می‌شود.
مزد ثابت:
طبق ماده ۳۶ قانون کار، مزد ثابت عبارت است از مجموع مزد شغل و مزایای ثابت پرداختی به تبع شغل.
برای درک بیشتر این مطلب لازم است بدانید مزایا از نظر ماهیت به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند:
۱ – مزایای به تبع شغل
۲ – مزایای به تبع شاغل یا مزایای رفاهی و انگیزشی
مزایای به تبع شغل: عبارت است از کلیه مزایایی که بر اساس نوع شغل اشخاص ممکن است به آنها پرداخت شود یا پرداخت نشود و لزوما به همه کارکنان پرداخت نمی‌شود، مثلا در یک شرکت آقای ” الف ” به عنوان مدیر مالی مشغول به کار است و به دلیل کارکرد خوب او، مدیر عامل هر ماه مبلغی به عنوان حق مدیریت یا حق سرپرستی به او پرداخت می‌کند، در صورتی که این مبلغ به آقای ” ب ” که حسابدار مجموعه است، پرداخت نمی‌شود.
مزایای به تبع شاغل: در مقابل، برخی مزایا هستند که به صورت ماهانه به همه کارکنان مجموعه پرداخت می‌شوند، مثل حق مسکن که کارفرما موظف است فارغ از سمت اشخاص، مبلغ آن را به کلیه کارکنان پرداخت کند.
ساعت کار:
طبق ماده ۵۱ قانون کار، ساعت کار مدت زمانی است که کارگر وقت خود را برای انجام کار در اختیار کارفرما می‌گذارد. ساعت کار در شبانه روز نباید بیشتر از ۸ ساعت و در طول هفته نباید بیشتر از ۴۴ ساعت باشد.
شاید وجود آیتم‌ها و نرخ‌های مختلف در محاسبه حقوق و دستمزد، آن را به یکی از پر چالش ترین امور ماهیانه حسابداران و پرداخت‌کنندگان حقوق تبدیل کرده باشد، مواردی مثل محاسبه ساعت کارکرد، نرخ اضافه کاری و شب کاری و تعطیل کاری، ضرایب کسر کاری، دانستن ماهیت وام و مساعده از جمله عبارات پر تکرار در محاسبه حقوق و دستمزد هستند که نیاز به یادگیری و مطالعه قانون کار و قوانین مربوط به مالیات حقوق را افزایش داده است. شما دانشجوی عزیز در این بخش می‌توانید ابتدا با نحوه محاسبه هرکدام از آیتم‌های گفته شده آشنا شوید و سپس شیوه استفاده از پنل محاسبه حقوق و دستمزد حسابدانان را آموزش ببینید.
۱ – نحوه محاسبه اضافه کاری:
طبق قانون کار، کارگران موظف هستند در هفته حداکثر ۴۴ ساعت در محل کار خود مستقر باشند، اگر چنانچه با توافق کارفرما و کارگر میزان کارکرد کارگران بیشتر از این مقدار باشد، مشمول دریافت اضافه کاری هستند. به‌علاوه طبق ماده ۵۹ قانون کار، میزان اضافه کاری ۴۰ درصد بیشتر از میزان حقوق عادی کارگر است و طبق فرمول زیر محاسبه می‌شود:
مبلغ اضافه کاری = ( مبلغ حقوق روزانه / ۷.۳۳ ) * ساعت اضافه کاری * ۱.۴
در نتیجه در یک تعریف کلی می‌توان گفت در شرایط عادی ارجاع کار اضافی ب کارگر با شرایط ذیل مجاز است:
۱ – موافقت کارگر
۲ – پرداخت ۴۰ درصد اضافه بر مزد هر ساعت کار عادی
توجه کنید این درصدها بر اساس مقدار مزد ثابت است که شامل حقوق پایه و در مواردی شامل حق جذب، حق سرپرستی و… می‌شود و مزایایی مثل حق مسکن یا حق خواروبار در محاسبه آن لحاظ نمی‌شود.
۲ – نحوه محاسبه تعطیل کاری یا جمعه کاری:
روز جمعه، روز تعطیل هفتگی کارگر با استفاده از مزد است. طبق ماده ۶۲ قانون کار، در صورتی که کارگر در روزهای جمعه یا روزهای تعطیل رسمی کشور در محل کار خود حاضر باشد، در مقابل عدم استفاده از تعطیلی خود، کارفرما مکلف به پرداخت مبلغ جمعه کاری یا تعطیل کاری با نرخ ۱.۴ می‌باشد، یعنی کارگر ۴۰ درصد اضافه بر مزد عادی خود دریافت خواهد کرد. با توجه به نکات فوق می‌توان نرخ جمعه کاری یا تعطیل کاری را در فرمول زیر لحاظ کرد:
مبلغ جمعه کاری یا تعطیل کاری = ( مبلغ حقوق روزانه / ۷.۳۳ ) * ساعت تعطیل کاری * ۱.۴
برای درک بهتر این مطلب، فرض کنید کارگری در هفته مطابق قانون کار ۴۴ ساعت کارکرد داشته باشد و ساعتی ۱۰۰ هزار تومان حقوق او باشد. حال اگر این کارگر در روز جمعه ۵ ساعت سرکار بیاید، کارفرما موظف است ۴۰ درصد بیشتر از حقوق عادی به او پرداخت کند. حقوق عادی کارگر برای ۵ ساعت کار ۵۰۰ هزار تومان می شود و علاوه بر آن، میزان جمعه کاری او ۴۰ درصد ۵۰۰ هزار تومان خواهد بود، یعنی ۲۰۰ هزار تومان و در مجموع دریافتی کارگر به ازای ۵ ساعت جمعه کاری برابر است با ۷۰۰ هزار تومان.
حال اگر جمعه کاری کارگری باعث شود در ماه اضافه کاری داشته باشد، کارفرما باید ۴۰ درصد مازاد بابت اضافه کاری به کارگر پرداخت کند.
۳ – نحوه محاسبه نوبت کاری:
طبق ماده ۵۶ قانون کار، کارگری که در طول ماه نوبتی کار می‌کند، علاوه بر مزد، به شرح ذیل، فوق العاده نوبت کاری دریافت خواهد کرد:
اگر نوبت های کاری کارگری در صبح و عصر است به میزان ۱۰%
اگر نوبت های کاری کارگری در صبح و عصر و شب است به میزان ۱۵%
اگر نوبت های کاری کارگری در صبح و شب یا عصر و شب است به میزان ۵/۲۲%
ضمنا صبح از ساعت ۶ تا ۱۴، عصر از ساعت ۱۴ تا ۲۲ و شب از ساعت ۲۲ تا ۶ تعریف شده است.
نوبت کاری زمانی به کارگر تعلق می‌گیرد که مثلا یک هفته صبح و یک هفته عصر سرکار می‌آید که در این صورت کارگر باید فوق العاده نوبت کاری به میزان ۱۰ درصد مازاد بر حالت عادی دریافت کند.
نکته قابل ذکر این است که در نوبت کاری ممکن است ساعت کار از ۸ ساعت در شبانه روز و ۴۴ ساعت در هفته تجاوز کند، مثل کارگری که نوبت کاری صبح و عصر دارد و کارکرد او در روز ۱۶ ساعت است، ولی جمع ساعات کار او در ۴ هفته متوالی نباید از ۱۷۶ ساعت تجاوز کند.
۴ – نحوه محاسبه شب کاری:
طبق ماده ۵۸ قانون کار، شب کاری به معنی کارکرد کارگر در بازه زمانی از ساعت ۲۲ تا ۶ بامداد است که در این صورت ۳۵ درصد اضافه بر مزد عادی کارگر به او تعلق می‌گیرد و مبلغ آن طبق فرمول زیر محاسبه می‌گردد:
مبلغ شب کاری = ( مبلغ حقوق روزانه / ۷.۳۳ ) * ساعت تعطیل کاری *۱.۳۵
نکته:
کسی که به صورت نوبت کاری کار می‌کند و مثلا شیفت صبح و شب است، بابت کار در شب به او شب کاری تعلق نمی‌گیرد. شب کاری فقط به کارگری تعلق می‌گیرد که روتین کاری وی در طول شبانه روز ۸ ساعت است و ساعت کار او در شب نیست.
همچنین اگر کارگر در یک روز مشمول دریافت دو مورد از فوق العاده های بالا باشد ( مثلا اگر شخصی شب کار باشد و روز جمعه هم کار کند) برای محاسبه فوق العاده کاری، هر دو نرخ مربوطه باید برای او لحاظ گردد ( در این مثال شخص باید ۳۵ درصد بابت شب کاری و ۴۰ درصد بابت جمعه کاری بیشتر از حقوق روزانه خود دریافت کند ). این نکته برای اضافه کاری،تعطیل کاری یا جمعه کاری، نوبت کاری و شب کاری کاربرد دارد.
۵ – نحوه محاسبه حق ماموریت:
برای دریافت حق ماموریت دو شرط مهم لازم است که اگر کارگر هرکدام از آنها را داشته باشد، مشمول دریافت حق ماموریت است.
۱ – طی کردن مسافت بیش از ۵۰ کیلومتر از محل اصلی شرکت
۲ – اسکان به مدت حداقل ۱ شب در آن محل
مبلغ پرداخت حق ماموریت طبق توافق بین کارفرما و کارگر است، اما به طور کلی این مبلغ نباید از حداقل حقوق روزانه کارگر کمتر باشد.
۶ – مرخصی استحقاقی:
میزان مرخصی استحقاقی سالانه کارگران با استفاده از مزد و احتساب روزهای جمعه، جمعا یک ماه است، به این معنی که در این روزها کارگر اولا به طور کامل مزد خود را دریافت می‌کند و ثانیا اگر در روز تعطیل سرکار بیاید از مرخصی وی کسر نخواهد شد و مبلغ آن باید جداگانه محاسبه شود.
طبق ماده ۶۴ قانون کار، برای کار کمتر از یک سال مرخصی مزبور به نسبت مدت کار انجام یافته محاسبه می‌شود، یعنی اگه کسی از ۱ مهر در جایی مشغول به کار شود، نمی‌تواند از کل ۲۶ روز مرخصی استحقاقی استفاده کند و فقط ۱۳ روز مرخصی خواهد داشت.
یک باور غلطی که ممکن است درباره مرخصی وجود داشته باشد این است که در هیچ کجای قانون گفته نشده است که مرخصی باید ماهانه ۲ و نیم روز باشد! کارگر می‌تواند در ماه مثلا ۵ روز هم مرخصی برود، یعنی می‌شود مرخصی ماه های آتی را جلوتر استفاده کرد، اما در عمل معمولا کارفرما این اجازه را نمی‌دهد. علت این امر آن است که مشخص نیست کارگر یا کارمند در ماه‌های بعدی هم در آن مجموعه حضور داشته باشند.
۷ – ذخیره مرخصی:
طبق ماده ۶۶ قانون کار، کارگر نمی‌تواند بیش از ۹ روز از مرخصی سالانه خود را ذخیره کند.
با ذکر یک مثال به تشریح کامل این موضوع می‌پردازیم.
طبق قانون کار، کارگر می‌تواند ۲۶ روز در سال مرخصی استحقاقی داشته باشد.
فرض کنید مرخصی‌های کارگری در سال به شرح زیر باشد:
از مجموع ۲۶ روز مرخصی استحقاقی: ۱۶روز مرخصی استفاده شده و ۱۰ روز مرخصی استفاده نشده.
نکته مهم این است که مرخصی استفاده نشده کارگر به هیچ عنوان سوخت نمی‌شود. طبق قانون، کارگر می‌تواند ۹ روز از مرخصی های استفاده نشده خود را به سال بعد انتقال دهد و اگر کارگر مازاد بر ۹ روز مرخصی استفاده نشده داشته باشد، کارفرما موظف است مبلغ آن را به او پرداخت کند. در این مثال کارگر حتی می‌تواند مبلغ کل ۱۶ روز مرخصی استفاده نشده خود را مطالبه کند و یا انتخاب کند که چه تعداد روز به سال بعد منتقل شود و چه تعداد روز مبلغش به وی پرداخت شود.
این چالش یکی از سوالاتی است که همواره بابت معافیت مالیاتی حقوق بگیران در محاسبه حقوق و دستمزد مطرح بوده است و در نهایت هم پاسخ قطعی از آن گرفته نشده است. در این‌جا قصد داریم تاریخچه مختصری از اتفاقات اخیر در این باره را مطرح کنیم و انتخاب را بر عهده خوانندگان عزیز بگذاریم.
طبق قانون تامین اجتماعی، ۹ درصد از ۳۰ درصدی که بابت حق بیمه به اداره تامین اجتماعی پرداخت می‌شود، مربوط به هزینه‌های درمان است. حال اگر کسرِ نُه سی ام را ساده کنیم، به عدد دو هفتم خواهیم رسید.
بر اساس این استدلال، سازمان امور مالیاتی سال ۱۳۸۳ بخشنامه ۱۹۴۱۸ را صادر کرد و اعلام کرد دو هفتم حق بیمه سهم کارگر از درآمد مشمول مالیات حقوق قابل کسر است.
در سال ۱۳۹۸ دیوان عدالت اداری این بخشنامه را باطل کرد و اعلام کرد با توجه به ماده ۱۳۷ قانون مالیات‌های مستقیم، کلیه هزینه‌های درمانی و بیمه عمر و زندگی قابل کسر از مالیات است.
در پی آن، سازمان امور مالیاتی اعلام کرد حق بیمه سهم درمان مربوط به کارگر از درآمد مشمول مالیات آن قابل کسر است، ولی از عبارت دو هفتم استفاده نکرد و بخشنامه ۴۴/۹۸/۲۰۰ را صادر کرد.
مجددا دیوان عدالت اداری این بخشنامه را اصلاح کرد و فقط قسمت مربوط به حق بیمه سهم درمان کارگر را باطل کرد و دلیل آن را ذکر نکردن تمامی افراد تحت تکفل شخص دانست و طبق بخشنامه ۶۳/۱۴۰۰/۲۰۰ کل حق بیمه سهم درمان کارگر و افراد مذکور در ماده ۱۳۷ قانون مالیات های مستقیم را از درآمد مشمول مالیات حقوق بگیر قابل کسر کرد.
در آخر، طبق نامه سازمان تامین اجتماعی خطاب به آقای منظور رئیس سازمان امور مالیاتی، گفته شد کل ۷ درصد حق بیمه سهم کارگر باید از درآمد مشمول مالیات قابل کسر باشد.
در نهایت، نتیجه‌گیریِ تیم حسابدانان از توضیحات بالا این است که با توجه به بخشنامه‌های اخیر، کل هفت هفتم حق بیمه سهم کارگر قابل کسر از درآمد مشمول مالیات آن می‌باشد.
ضمنا از شما دعوت می‌شود برای کسب اطلاعات بیشتر درباره مبحث مالیات حقوق، پادکست مالیات حقوق را گوش دهید.
در بالا با کلیه آیتم‌های موجود در پنل محاسبه حقوق و دستمزد حسابدانان آشنا شدید و اکنون برای محاسبه حقوق و دستمزد خود یا کارکنان خود می‌بایست ابتدا در قسمت “مشخصات کارگاه و کارگر” اطلاعات شخصی خود را وارد کنید. توجه داشته باشید در قسمت “ماه” لازم است ماهی را که قصد محاسبه حقوق دستمزد در آن دارید را وارد کنید، زیرا با توجه به این که ۶ ماهه اول سال ۳۱ روز و ۶ ماهه دوم سال ۳۰ روز است، ممکن است مبالغ تغییر کند. همچنین وارد کردن “وضعیت تاهل” آیتم مهمی است، زیرا در سال ۱۴۰۳ در صورت متاهل بودن، به کارگر مزایایی معادل ۵.۰۰۰.۰۰۰ ریال تعلق خواهد گرفت.
سپس در قسمت “حقوق مبنا”، مبلغ قرارداد روزانه را با توجه به سالی که در آن قرار داریم وارد کنید، برای مثال برای سال ۱۴۰۳ مبلغ قرارداد روزانه ۲.۳۸۸.۷۲۸ ریال است. در قسمت “کارکرد در ماه” لازم است تعداد روزهای کارکرد کارگر در ماه وارد شود . قسمت ” میزان سابقه در همان کارگاه” هم از جهت محاسبه پایه سنوات اهمیت زیادی دارد که بر حسب سال است. پایه سنوات در صورتی به کارگر تعلق می گیرد که کارگر حداقل یک سال در همان کارگاه مشغول به کار باشد و در این صورت ماهانه معادل ۲.۱۷۰.۰۰۰ریال می‌بایست به کارگر پرداخت شود.
در قسمت “مزایای مستمر” تیم حسابدانان به صورت پیش فرض مبالغ “حق مسکن” و “حق خواروبار” را برای سال ۱۴۰۳ وارد کرده است و مبالغ “حق تاهل” و “حق اولاد” نیز با توجه به اطلاعاتی که در بالا وارد کرده‌اید، به صورت خودکار محاسبه خواهد شد.
کلیه آیتم‌های قسمت “مزایای غیر مستمر” در بالا به تفصیل به آنها اشاره شده است و “ایاب ذهاب”، “حق ناهار” و “حق تلفن همراه” ممکن است بر حسب توافق مبالغ مختلفی داشته باشد که اختیاری است.
در قسمت ” حقوق و مزایای مشمول” کافی است بر حسب نظر شخصی و استدلال های خود، گزینه دو هفتم یا هفت هفتم را انتخاب کنید که البته تیم حسابدانان برای کاربری راحت شما عزیزان،درباره هرکدام از این آیتم‌ها در بالا توضیحات خود را ارائه کرده است.
“کسورات” هم بخش‌های مختلفی دارد که قسمت “بیمه ۷ درصد سهم کارمند” و ” مالیات حقوق” به صورت پیش فرض توسط مجموعه حسابدانان محاسبه شده است و مابقی بخش‌ها برحسب نیاز وارد خواهد شد.
قسمت “بیمه تامین اجتماعی” نیز شامل درصدهایی معادل ۲۰، ۳ و ۳۰درصد کل حقوق و مزایای مشمول بیمه است.
در پسِ تهیه این صفحه و محاسبات مربوط به پنل محاسبه حقوق و دستمزد، زحمات تیم خبره و با تجربه حسابدانان بوده است و شما پس از وارد کردن صحیح کلیه آیتم های بالا، در قسمت “خالص قابل پرداخت” می‌توانید با اطمینان خاطر مبلغ حقوق و دستمزد خود را مشاهده کنید.
شما خواننده محترم، علاوه بر توضیحات بالا، می‌توانید پادکست حقوق و دستمزد را گوش دهید تا از آخرین تغییرات حقوق و دستمزد در سال ۱۴۰۳ مطلع شوید.
امروزه برای محاسبه حقوق و دستمزد، سیستم‌ها و نرم افزارهای مختلفی طراحی شده است، لذا استفاده از یک سیستم خودکار حقوق و دستمزد و در عین حال مطمئن و قابل اعتماد در یک مجموعه می‌تواند به کارایی و پیشرفت آن مجموعه کمک بسزایی کند و نیاز افراد را برطرف کند. اکثر سازمان‌ها و کسب و کارها درصدد هستند تا بتوانند امور پر تکرار در ماه یا سال خود را به صورت مختصر در قالب نرم افزار و یا به‌صورت آنلاین محاسبه کنند که محاسبه حقوق و دستمزد از آن جمله است.
تیم حسابدانان بعد از شناسایی نیازهای مورد نیاز شرکت‌ها و کسب و کارها و تلاش برای رفع آنها و ایجاد راحت‌ترین روش برای استفاده‌کنندگان، پنل محاسبه حقوق و دستمزد را با سریع ترین روش دسترسی در اختیار شما عزیزان قرار داده است.
